Organizacja Międzyzakładowa NSZZ "Solidarność" Banku Millennium

Podróż służbowa to jeden z częstych elementów wykonywania obowiązków zawodowych.

Kiedy wyjazd można uznać za podróż służbową? Jakie świadczenia przysługują pracownikowi i jakie zasady regulują rozliczanie kosztów delegacji?

W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z podróżami służbowymi, przedstawiając obowiązujące przepisy oraz praktyczne wskazówki dla pracowników.

Podróż służbowa, zwana potocznie delegacją, polega na tym, że pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy.

Aby określić czy dany wyjazd jest, czy nie jest dla pracownika podróżą służbową, kluczowe jest określenie miejsca pracy pracownika. Jest to jedna ze składowych elementów umowy o pracę.

W zależności od rodzaju pracy może być to konkretny adres (jeżeli miejscem pracy będzie np. konkretny sklep czy biuro, w którym pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki), miejscowość lub inny obszar o pewnej powierzchni np. gmina/województwo.

Koszty związane z podróżą służbową

Pracownikowi w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą.

Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dot. należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, pracownikowi  przysługują należności odpowiednio zgodnie z przepisami rozporządzenia MRPiPS (Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej).

Na warunkach określonych w rozporządzeniu MRPiPS, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów,
2. dojazdów środkami komunikacji  miejscowej;
3.  noclegów;
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z tytułu  podróży służbowej na obszarze kraju  pracownikowi  przysługuje:

1. dieta (45 zł).

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a)  mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b)  od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c)  ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za  niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a)  do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b)  ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz
• w przypadku gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Dietę zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety;
• obiad - 50% diety;
•  kolacja - 25% diety;

2. zwrot kosztów przejazdu:

• publicznym środkiem transportu lub
•  samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy),

3. zwrot kosztów noclegu w wysokości określonej w rachunku (nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety);

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na:

• zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit,
•  zwrot w  formie ryczałtu w wysokości 150% diety, w przypadku nie przedstawienia rachunku i nie zapewnienia bezpłatnego noclegu,

4. ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej;

5. w przypadku podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni, zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika i z powrotem; środek transportu określona pracodawca;
6. zwrot kosztów innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą, określonych lub uznanych przez pracodawcę, jeżeli zostały udokumentowane.

Na wniosek pracownika pracodawca wypłaca zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej. Wysokość zaliczki odpowiada wstępnej kalkulacji kosztów planowanej podróży

Rozliczenie kosztów podróży

Pracownik rozlicza koszty podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w ciągu 14 dni od dnia zakończenia tej podróży

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli pracownik nie może przedstawić dokumentu, składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach, które miały wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej dokonuje się np. w walucie otrzymanej zaliczki.

Jak rozliczyć czas pracy pracownika w czasie podróży służbowej?

Zgodnie z linią orzeczniczą Sądu Najwyższego czasem pracy jest czas podróży służbowej pracownika przypadający na jego normalne godziny pracy.

Nie jest więc czasem pracy czas podróży służbowej mającej miejsce poza normalnymi godzinami pracy i nie jest taka podróż służbowa rozliczana jako praca w godzinach nadliczbowych (wyrok z 27 października 1981 roku, sygn. I PR 85/81, wyrok z 23 czerwca 2005, sygn. II PK 265/04).

Omawiając rozliczanie czasu pracy podczas podróży służbowej warto zaznaczyć jak rozliczany jest czas pracy pracowników odbywających podróż służbową samochodem osobowym. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, jeśli pracownik odbywa podróż służbową samochodem osobowym, którym kieruje i jednocześnie wiezie pasażera – innego pracownika -  który również odbywa podróż służbową, to czas podróży służbowej pracownika – kierowcy rozliczany jest jako czas pracy, a czas pracy pracownika pasażera nie jest rozliczany jako czas pracy, chyba że przypada na normalne godziny pracy tego pracownika (wyrok z 4 kwietnia 1979 roku, sygn. I PRN 30/79).

Istotnym jest również to, że jeśli pracownik odbywający podróż służbową samolotem, promem, pociągiem itp. wykonuje telefony służbowe lub przygotowuje prezentacje na potrzeby pracodawcy to taką podróż służbową należy traktować jako czas pracy pracownika, nawet jeśli przypada czas tej podróży służbowej poza normalnymi godzinami pracy tego pracownika, gdyż świadczy on w tej chwili pracę. W takim przypadku najprawdopodobniej wystąpią godziny nadliczbowe i pojawi się konieczność zrekompensowania tych godzin odpowiednim wynagrodzeniem lub czasem wolnym w odpowiednim wymiarze przewidzianym przez Kodeks pracy.

Podsumowując:

• jeśli podróż odbywa się w Twoich godzinach pracy wynikających z normalnego rozkładu czasu pracy, jest to czas pracy,
• jeśli w trakcie podróży służbowej faktycznie wykonujesz pracę – ten okres również stanowi czas pracy,
• jeśli wyjazd przypada poza godzinami pracy i nie wykonujesz zadań – sam czas przejazdu zwykle nie jest wliczany do czasu pracy.

Odpoczynek po podróży służbowej

Nawet gdy czas przejazdu poza normalnym rozkładem nie jest czasem pracy, pracodawca powinien organizować delegacje tak, aby nie naruszać prawa pracownika do odpoczynku. Zasadą jest co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, obejmującego co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego.

Zgodnie bowiem z przepisem art. 132 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Jeżeli więc czas spędzony przez pracownika w podróży służbowej naruszałby czas przeznaczony na odpoczynek, pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi równoważnego okresu odpoczynku, a jeżeli nie byłoby to możliwe, powinien zapłacić odpowiednie, dodatkowe wynagrodzenie. Zgodnie z wyrokiem SN II PK 265/04).

Na mocy rozporządzenia z 15 maja 1996 r. (§ 3 pkt 5), jeśli pracownik odbywał podróż w godzinach nocnych i zakończył ją w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, ma prawo do usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Wystarczy oświadczenie pracownika.

 
Wykonywanie pracy w różnych miejscowościach przez pracowników mobilnych nie jest podróżą służbową.

Pracownik mający wskazany w umowie o pracę określony obszar jako miejsce wykonywania pracy nie jest w podróży służbowej, jeżeli tego obszaru nie opuszcza.

Nie jest więc podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach.

https://www.prawo-pracy.pl/rozliczenie-podrozy-sluzbowej-w-weekend-p-2359.html
https://www.podatki.biz/artykuly/10_7999.htm
https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/jak-rozliczyc-czas-pracy-pracownika-w-czasie-podrozy-sluzbowej?tmpl=print?tmpl=pdf
https://porady.pracuj.pl/praca/podroz-sluzbowa-a-czas-pracy-kiedy-delegacja-wlicza-sie-do-godzin-pracy
https://pckp.pl/baza-wiedzy/czy-pracownikowi-przysluguje-8-czy-11-godzin-odpoczynku-po-zakonczeniu-podrozy-sluzbowej/