Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

10/09/2021, 12:54

Właściwe administrowanie / gospodarowanie funduszem środków przeznaczonych na działalność socjalną wymaga dogłębnej znajomości przede wszystkim przepisów ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs). Na rzecz zfśs pracodawca ma obowiązek dokonywać coroczne odpisy podstawowe (środki pieniężne nie pochodzą z wpłat czy składek pracowników – jak niektórzy sądzą), a także może dokonywać zwiększeń wskazanych w ustawie o zfśs.

 

OSOBY OBJĘTE WSPARCIEM Z ZFŚS

 

W myśl art. 2 ustawy o zfśs, krąg osób uprawnionych do korzystania ze środków wyasygnowanych przez pracodawcę na działalność o charakterze socjalnym to:

o   pracownicy oraz członkowie ich rodzin,

o   emeryci i renciści – byli pracownicy zakładu oraz członkowie ich rodzin.

o   osoby, którym zakład pracy przyznał prawo korzystania ze świadczeń zfśs w regulaminie gospodarowania zasobami socjalnymi.

Każda z ww. osób mogą korzystać ze wszystkich form wsparcia przewidzianych w regulaminie zfśs – na zasadach w nim określonych.

 

REGULAMIN ZFŚS

 

Regulamin zfśs jest wewnątrzzakładowym aktem normatywnym, określającym zasady prowadzenia przez podmiot zatrudniający działalności socjalnej oraz warunki korzystania przez uprawnione osoby z pochodzących z tego funduszu  usług i świadczeń.

Musi być przygotowywany (i modyfikowany) w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, a gdy taka nie działa u pracodawcy – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów;

WYSOKOŚĆ ODPISÓW NA ZFŚS W 2021 R.

 

W 2021 r. odpisy na zfśs pozostają na takim samym poziomie jak w 2020 r.

Powyższe oznacza, że w 2021 r. odpis podstawowy na zfśs powinien być ustalany od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, w drugim półroczu 2018 r. wynoszącego 4.134,02 zł.

Odpis obligatoryjny

Stawka procentowa odpisu

Od 1 stycznia do 31 grudnia 2021 r.

na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy

37,50%

1.550,26 zł

na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych

50%

2.067,01 zł

na jednego pracownika młodocianego:

 

 

– I rok nauki

5%

206,70 zł

– II rok nauki

6%

248,04 zł

– III rok nauki

7%

289,38 zł

Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe)

na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności

6,25%

258,38 zł

na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę

6,25%

258,38 zł

na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego

7,50%

310,05 zł

 

 JAK ZGODNIE Z PRAWEM PRZYZNAĆ ŚWIADCZENIA Z ZFŚS?

 

Przyznając konkretne świadczenie z zfśs należy pamiętać, aby:

o   było ono przewidziane w regulaminie gospodarowania zfśs oraz

o   odbywało się to z uwzględnieniem tzw. kryterium socjalnego, czyli po wzięciu pod uwagę sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej osoby uprawnionej.

Przestrzeganie powyższych reguł zezwala na to, aby świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na działalność socjalną:

o   zwolnić w całości z ozusowania (na mocy § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego),

o   do kwoty 2000 zł* w danym roku wyłączyć z podstawy podatku dochodowego od osób fizycznych w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT (pracodawca musi zliczać tu wszystkie świadczenia z zfśs przyznane pracownikowi w danym roku) – ewentualna nadwyżka ponad ww. limit podlega opodatkowaniu.

* limit obowiązujący w okresie od 1.01.2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19.

 

Warunki korzystania z zfśs, z uwzględnieniem obowiązku dokonywania oceny sytuacji życiowej rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz zasady przeznaczania funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie gospodarowania środkami socjalnymi.

Sytuacja socjalna, o której mowa powyżej, powinna być ustalana w oparciu o ocenę sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, co oznacza, że wymienione przesłanki powinny być brane pod uwagę łącznie.

Decyzję o udzieleniu konkretnym osobom wsparcia socjalnego poprzedza ustalenie dochodu na osobę w rodzinie lub w gospodarstwie domowym, co pozwala uwzględnić dane o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób wspólnie zamieszkujących i wspólnie gospodarujących. Pozwala to na miarodajne ustalanie sytuacji socjalnej osoby ubiegającej się o świadczenie. Stosowanie ustawowego kryterium socjalnego wyklucza przyjmowanie jedynie dochodu samego pracownika lub wyłącznie jego wynagrodzenia otrzymywanego u pracodawcy.

 

ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH NIE WOLNO PRZYZNAWAĆ „WSZYSTKIM PO RÓWNO”

 

Świadczenia z zfśs przyznane bez brania pod uwagę kryterium socjalnego, czyli np. wszystkim po równo, należy wliczać do podstawy składek ZUS i podatku. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2009 r. (I UK 121/09, OSNP 2011/9–10/133) stwierdził, że: „(…) podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zasada ta stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Innymi słowy, pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (…)”.

 

Zdecydowana większość ekspertów i wyroków sądowych akcentuje konieczność każdorazowego analizowania kryterium socjalnego przy dystrybuowaniu świadczeń z zfśs. Niemniej jednak można spotkać się również z poglądem, iż niekiedy – w drodze wyjątku – można pominąć wspomniane kryterium. Taką ewentualność dopuścił przykładowo Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7–8/88) w stosunku do imprez masowych, takich jak pikniki, „andrzejki” czy imprezy integracyjne. W orzeczeniu tym stwierdzono, że: „art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (…) nie odnosi się do całości działalności socjalnej w rozumieniu art. 2 pkt 1 tej ustawy, a jedynie do ulgowych świadczeń i usług. Regulamin może przewidywać wydatkowanie środków funduszu na inne cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach w zakresie imprez integracyjnych.”.

 

STOSOWANIE PRZESŁANEK POZASOCJALNYCH JEST BEZPRAWNE

 

Udzielanie wsparcia socjalnego  w oparciu o przesłanki o charakterze pozasocjalnym jest niedozwolone.  A zatem przekazania świadczenia opłacanego ze środków zfśs nie wolno uzależniać np. od stażu pracy, wymiaru czasu pracy, statusu osoby uprawnionej (pracownik, emeryt, rencista), przynależności pracownika do związku zawodowego lub określonej grupy zawodowej.

 

RODO a ZFŚŚ

 

Od 4 maja 2019 r., wskutek nowelizacji art. 8 ustawy o zfśs: 

o   udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia;

o    pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs;

o   do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (osoby upoważnione obowiązane są do zachowania ich w tajemnicy);

o   pracodawca przetwarza dane osobowe na potrzeby zgodnego z prawem gospodarowania środkami socjalnymi przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń;

o   zakład pracy dokonuje przeglądu ww. danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania i usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Podejmując decyzję o usunięciu konkretnych danych / dokumentów warto mieć na uwadze 5-letni okres przedawnienia jeśli chodzi o rozliczenia podatkowo-składkowe i ryzyko kontroli z ZUS lub US mającej na celu ustalenie czy konkretne świadczenie z zfśs mogło korzystać ze zwolnienia z podatku i składek.

Pracodawca – mając na uwadze zasadę minimalizacji danych – nie ma podstaw do tego, aby zbierać dane osobowe „na przyszłość” oraz dane, które nie są potrzebne do wypłacenia konkretnego świadczenia z zfśs.

 
Żródło: https://serwiskadrowego.pl/